Phân tích SWOT là gì? Tổng quan về mô hình SWOT

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Phân tích SWOT là một cách hiệu quả để thực hiện phương châm trên. Kết quả SWOT giúp cá nhân/tổ chức lường trước mối rủi ro tiềm tàng và tìm cách đối mặt với chúng để phát triển bản thân, tổ chức.

SWOT là gì?

SWOT là viết tắt của những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Nguy cơ).

Mô hình phân tích SWOT là một công cụ hữu dụng được sử dụng nhằm hiểu rõ Điểm mạnh ( Strengths), Điểm yếu ( Weaknesses), Cơ hội ( Opportunities) và Nguy cơ ( Threats) với một cá nhân, một dự án hoặc tổ chức, doanh nghiệp.

Thông qua phân tích SWOT, cá nhân cũng như tổ chức/doanh nghiệp sẽ nhìn rõ mục tiêu của mình cũng như các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới mục tiêu mà mình đề ra.

Lịch sử mô hình SWOT

Mô hình phân tích SWOT được cho rằng do Albert Humphrey phát triển vào những năm 1960- 1970. Đây là kết quả của một dự án nghiên cứu do đại học Standford, Mỹ thực hiện.

Dự án này sử dụng dữ liệu từ 500 công ty có doanh thu lớn nhất nước Mỹ (Fortune 500 ) nhằm tìm ra nguyên nhân thất bại trong việc lập kế hoạch của các doanh nghiệp này.

Albert cùng các cộng sự của mình ban đầu đã cho ra mô hình phân tích có tên gọi SOFT: Thỏa mãn ( Satisfactory) – Điều tốt trong hiện tại, Cơ hội ( Opportunity) – Điều tốt trong tương lai, Lỗi ( Fault) – Điều xấu trong hiện tại; Nguy cơ ( Threat) – Điều xấu trong tương lai.

Tuy nhiên, cho đến năm 1964, sau khi mô hình này được giới thiệu cho Urick và Orr tại Zurich Thuỵ Sĩ, họ đã đổi F ( Fault) thành W (Weakness) và SWOT ra đời từ đó.

Phiên bản đầu tiên được thử nghiệm và giới thiệu đến công chúng vào năm 1966 dựa trên công trình nghiên cứu tại tập đoàn Erie Technological. Năm 1973, SWOT được sử dụng tại J W French Ltd và thực sự phát triển từ đây.

Đầu năm 2004, SWOT đã được hoàn thiện và cho thấy khả năng hữu hiệu trong việc đưa ra cũng như thống nhất các mục tiêu của tổ chức mà không cần phụ thuộc vào tư vấn hay các nguồn lực tốn kém khác.

Áp dụng SWOT trong những trường hợp nào?

Phân tích SWOT thường được sử dụng trong những trường hợp cụ thể như sau:

Các buổi họp nêu ý tưởng
Khi giải quyết vấn đề về cơ cấu tổ chức, nguồn lực, năng suất lao động, văn hóa doanh nghiệp…
Khi phát triển chiến lược cạnh tranh; sản phẩm, công nghệ, thị trường mới
Khi lập kế hoạch, ra quyết định
Khi đánh giá chất lượng sản phẩm
Khi đánh giá đối thủ
Khi xây dựng kế hoạch phát triển bản thân

Thực hiện phân tích SWOT cụ thể ra sao?

SWOT được trình bày dưới dạng một ma trận gồm 2 hàng 2 cột và chia làm 4 phần. Mỗi phần tương ứng với những Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities), và Nguy cơ (Threats).

Điểm mạnh (Strengths): Là những tác nhân bên trong thể hiện lợi thế của cá nhân/tổ chức. Đây là những điểm nổi bật để so sánh, cạnh tranh với các đối thủ khác. Thường sẽ là những yếu tố về kiến thức, sức khoẻ, ngoại hình, sở trường, kinh nghiệm, quan hệ, tính cách… (đối với cá nhân), nguồn lực, tài sản, nhân sự, tài chính, chất lượng sản phẩm, cơ sở vật chất, công nghệ kỹ thuật,…( đối với tổ chức, doanh nghiệp)
Điểm yếu (Weaknesses): Là những khía cạnh tác động tiêu cực cho cá nhân/ tổ chức gây khó khăn, cản trở trong việc đạt mục tiêu, phát triển kinh doanh. Ví dụ với cá nhân đó có thể là thiếu kinh nghiệm, thiếu sự tự tin; với tổ chức doanh nghiệp đó có thể là sản phẩm chưa đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, vốn mỏng…
Cơ hội (Opportunities): Các yếu tố như thị trường kinh doanh, xã hội, chính sách, luật pháp, xu hướng tiêu dùng, xu hướng tuyển dụng, xu hướng công nghệ… được xếp vào mục cơ hội vì mang yếu tố tích cực, có lợi cho cá nhân, tổ chức doanh nghiệp.
Nguy cơ (Threats): Là những yếu tố bên ngoài (như mục cơ hội) nhưng mang lại bất lợi, khó khăn trong việc đạt được mục tiêu của cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp.

Các câu hỏi gợi ý để hoàn thành bản phân tích SWOT

Đối với mỗi nội dung trong bản thân tích SWOT, bạn có thể tự xây dựng những câu hỏi khác nhau.

Strengths – Điểm mạnh

Để tìm điểm mạnh, bạn cần trả lời các câu hỏi như:

Bạn/doanh nghiệp bạn làm điều gì tốt và tốt nhất?
Nguồn lực nội tại mà bạn/doanh nghiệp bạn có là gì?
Tổ chức bạn sở hữu lợi thế về con người, kiến thức, danh tiếng, kỹ năng, mối quan hệ, công nghệ… như thế nào?
Tài chính chính bạn/tổ chức bạn có ổn không?
Giá cả, chất lượng sản phẩm bạn tốt không?
Công ty bạn có nền tảng tốt về văn hoá, quản trị không?…
Những lợi thế bạn có so với đối thủ cạnh tranh là gì?…

Weaknesses – Điểm yếu

Cũng như câu hỏi đã gợi ý trên, nếu câu nào vắng bóng điểm mạnh thì đồng nghĩa câu đó bạn/tổ chức bạn còn điểm yếu.

Bạn cũng có thể hỏi thêm một số câu như:

Công việc nào/khâu nào bản thân/ tổ chức làm kém nhất?
Doanh nghiệp của bạn thiếu những gì? (ví dụ như chuyên môn, hay tiếp cận thông tin, hay những kỹ năng, hay công nghệ…)
Người thân, người tiêu dùng và thị trường có những nhận xét tiêu cực nào về bạn/ tổ chức của bạn?
Những lĩnh vực nào cần cải tiến để hoàn thành những mục tiêu hoặc cạnh tranh với đối thủ mạnh nhất của bạn?…

Opportunities – Cơ hội

Để xác định cơ hội, bạn tự kiểm lại xem những tác động từ môi trường bên ngoài nào sẽ hỗ trợ công việc của bạn/ tổ chức bạn thuận lợi hơn?

Một số câu hỏi như:

Sự phát triển, nở rộ của thị trường thế nào?
Đối thủ bạn đang gặp những khó khăn, trở ngại nào?
Sự thay đổi công nghệ có lợi ra sao?
Phản hồi của khách hàng về doanh nghiệp của bạn có tích cực không?
Thế mạnh địa chính trị, thời tiết, khí hậu… ra sao?
Chính sách, luật, môi trường văn hoá… đang cởi mở thế nào?…

Threats- Nguy cơ

Bạn có thể xác định các yếu tố bên ngoài gây khó khăn cho bạn/tổ chức với những câu hỏi sau:

Đối thủ cạnh tranh mới nổi?
Những yếu tố nào ngoài tầm kiểm soát có thể đặt doanh nghiệp của bạn có nguy cơ?
Chính sách pháp luật thay đổi tác động xấu thế nào?
Xu hướng của người tiêu dùng ra sao?
Xu hướng tuyển dụng mới có gì bất lợi cho bạn?
Có sản phẩm hay công nghệ nào mới ra mắt mà có thể làm cho sản phẩm, dịch vụ của bạn lỗi thời không?…

Xây dựng chiến lược hậu SWOT thế nào?

Sau khi phân tích 4 yếu tố của mô hình một cách chi tiết, bạn có thể đưa ra những chiến lược phù hợp, bao gồm:

Chiến lược SO (Strengths – Opportunities): Bạn sẽ lựa chọn cơ hội phù hợp với các điểm mạnh vốn có để đưa lập kế hoạch phát triển bản thân hoặc công ty.
Chiến lược WO (Weaks – Opportunities): Cố gắng khắc phục những điểm yếu để tận dụng những cơ hội.
Chiến lược ST (Strengths – Threats): Sử dụng lợi thế để hạn chế các rủi ro do môi trường tác động, ảnh hưởng đến.
Chiến lược WT (Weaks – Threats): Thiết lập những kế hoạch “phòng thủ” để không bị các tác động từ môi trường.